Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
Laatimispäivä 10.4.2013

1. Rekisterinpitäjä
Kopiosto ry (y-tunnus)
Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki
puh. 09-431 521, kopiosto@kopiosto.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Rainer Vallius
Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki
puh. 09-431 521, rainer.vallius@kopiosto.fi

3. Rekisterin nimi
Tilitysjärjestelmä (sisältää osarekisterit oikeudenhaltija- ja teosrekisteri)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään:

  • asiakassuhteiden hoitamiseen, yhteydenpitoon ja tekijänoikeuskorvausten tilittämiseen televisio-ohjelmien/audiovisuaalisen teosten tekijöille, esittäjille ja muille oikeudenhaltijoille
  • av-teosten käytön valvontaan

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyistä voidaan tallentaa seuraavia henkilötietoja:

  • nimi, osoite, henkilötunnus
  • puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • verotustiedot, pankkiyhteystiedot ja mahdolliset ulosottotiedot
  • taiteilijanimi
  • jäsenyys av-järjestössä
  • asiakkuuden alkamispäivä
  • tekijän identifioiva kansainvälinen tunnistenumero
  • ominaisuus/ominaisuudet, joissa rekisteröity toimii av-teoksissa
  • tiedot av-teoksista, joissa rekisteröity on tekijänä tai esittäjänä
  • mahdollinen kuolinaika ja mahdolliset perilliset

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavia tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään Tekijänoikeussopimuksella ja muusta rekisteröidyn toimittamasta aineistosta, rekisterinpitäjän jäsenjärjestöiltä, televisioyhtiöiden toimittamista ohjelmistoraporteista, av- ja elokuvatuotantoyhtiöiden ohjelmistoraporteista, ohjelmatiedot lehdistä ja internetistä, vero- ja ulosottoviranomaiselta, postilta, väestötietojärjestelmästä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tekijänoikeussopimukseen liittyvät tiedot voidaan luovuttaa sille järjestölle, jonka kanssa rekisteröity on tekijänoikeussopimuksen tehnyt.

Individuaalitilitysten mahdollistamiseksi tietoja luovutetaan kansainvälisiin av-tekijä tietokantoihin, jotka ovat useiden EU-maissa sekä EU:n ulkopuolisissa maissa toimivien tekijänoikeusjärjestöjen käytössä.Näihin tietokantoihin luovutetaan vain tekijöiden ja esittäjien nimitieto.

Kopioston oikeudenhaltijoille suorittamista tilityksistä toimitetaan tiedot verottajalle.

Tietoja ei käytetä/luovuteta suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta markkinointia taikka markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilötietomatrikkeli tai sukututkimusta varten.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Rekisterin käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

A. Manuaalinen aineisto
Käsiteltävä manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on vain tietyillä henkilöillä.

B. ATK:lle tallennetut tiedot
Rekisterin sisältämät tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, joka on suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Palvelinlaitteet sijaitsevat lukitussa tilassa, johon on pääsy vain niillä rekisterinpitäjän työntekijät, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisteriin kirjautuminen edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.

9. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Rekisteröity voi maksuttomasti tarkastaa tiedot kerran vuodessa.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitettuna ja lähettää seuraavaan osoitteeseen:
Kopiosto ry
Rainer Vallius
Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki.

Tarkastuspyynnön voi tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Henkilöllisyystodistus on tällöin esitettävä.

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn esittämästä vaatimuksesta.

Tiedon korjaamista koskeva vaatimus tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitettuna ja lähettää edellä kohdassa 9 mainittuun osoitteeseen. Vaatimuksessa on yksilöitävä mitä tietoa korjaamisvaatimus koskee.

Korjauspyynnön voi tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Henkilöllisyystodistus on tällöin esitettävä.