Personuppgiftslagen (523/1999) 10 §
Datum för upprättning 10.4.2013

1. Registeransvarig
Kopiosto rf (FO-nummer)
Sanduddsgatan 2, 00100 Helsingfors
Tfn 09-431 521, kopiosto@kopiosto.fi

2. Kontaktperson vid ärenden
Rainer Vallius
Sanduddsgatan 2, 00100 Helsingfors
Tfn 09-431 521, rainer.vallius@kopiosto.fi

3. Registrets namn
Bokföringssystem (innehåller delregister, rättsinnehavar- och verkregister)

4. Avsikten med behandlingen av personuppgifter
Personuppgifter som sparas i registret används till att:

  • sköta kundkontakter, hålla kontakt och bokföra upphovsersättningar till upphovsmän av TV-program/audiovisuella verk, uppträdare och andra rättsinnehavare
  • övervakning av AV-verk

5. Registrets informationsinnehåll
Följande personuppgifter för de registrerade sparas:

  • namn, adress, personbeteckning
  • telefonnummer och e-postadress
  • beskattningsuppgifter, uppgifter om bankförbindelse och eventuella uppgifter om exekution
  • artistnamn
  • medlemskap i AV-organisation
  • begynnelsedag för kundförhållandet
  • upphovsmannens internationella identifikationsnummer
  • egenskap/egenskaper den registrerade är verksam i inom AV-verk
  • uppgifter om AV-verken som den registrerade är upphovsman eller uppträdare för
  • eventuell dödstid och eventuella arvtagare

6. Reglementsenliga uppgiftskällor
Uppgifterna i registret fås av den registrerade Upphovsrättsavtalet och annat material som fåtts av den registrerade, registeransvariges medlemsorganisationer, televisionsbolags programrapporter, AV- och filmproduktionsbolags programrapporter, programinformation i tidningar och internet, skatte- och exekutionsmyndigheterna, posten, befolkningsdatasystemet.

7. Reglementsenlig överlåtelse utanför EU eller ETA
Information i anslutning till upphovsrättsavtalet kan överlåtas till den organisation och överföring av uppgifter som den registrerade tecknat upphovsrättsavtalet med.

För att möjliggöra individuell bokföring överlåtes uppgifterna till internationella databaser över AV-upphovsmän, som används av många upphovsrättsorganisationer inom EU och utanför EU. Till dessa databaser överlåtes endast namnet på upphovsmannen eller uppträdaren.

Information om gjorda redovisningar till Kopiostos rättsinnehavare skall överlämnas till skattemyndigheterna.

Uppgifterna används/överlåtes inte för direktreklam, distansförsäljning och övrig marknadsföring eller marknads- och opinionsundersökningar eller för personuppgiftsmatrikel eller släktforskning.

8. Principerna för registerskyddet
Uppgifterna i registret behandlas konfidentiellt.
Användarna av registret förbinder sig till att följa tystnadsplikten.

A. Manuellt material
Det manuella materialet som används förvaras i ett låst utrymme dit endast vissa personer äger tillträde.

B. Information sparad via IT
Uppgifterna i registret har sparats i registeransvariges system, som skyddas från utomstående med brandmurar och andra tekniska skyddsmekanismer. Serveranordningarna är belägna i ett låst utrymme dit endast registeransvariges arbetstagare med denna befattningsbeskrivning äger tillträde. För att logga in i registret krävs en personlig användarkod och ett lösenord.

9. Granskningsrättighet
Den registrerade har rätt att granska vilka uppgifter om honom/henne som sparats i registret. Den registrerade kan kostnadsfritt granska uppgifterna en gång om året.

Granskningsförfrågan skall göras skriftligen och med underteckning skickas till följande adress:
Kopiosto rf.
Rainer Vallius
Sanduddsgatan 2, 00100 Helsingfors

Granskningsförfrågan kan även göras personligen hos registeransvarige. Identitetsbevis bör då uppvisas.

10. Rätt att begära korrigering av uppgifter
Registeransvarige korrigerar, raderar eller kompletterar felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade personuppgifter antingen på eget bevåg eller om en registrerad kräver det.

Krav om korrigering av uppgifter skall göras skriftligen och med underteckning skickas till adressen som nämns i punkt 9. I kravet skall specificeras vilken uppgift korrigeringskravet gäller.

Korrigeringsförfrågan kan även göras personligen hos registeransvarige. Identitetsbevis bör då uppvisas.